W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego spotkać wielkie pudła, w których są przechowywane dokumenty, które się wystawia. Jeżeli firma należy do większych, to i dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba na nie przeznaczyć sporo cennej powierzchni.

księgowa

Autor: NATO E-3A Component
Źródło: http://www.flickr.com

Jednak w chwili obecnej można od tego odejść, bo w ostatnim czasie regulacje prawne zaczęły dopasowywać się do obecnych możliwości technologicznych i cyfrowa ewidencja przy wypełnieniu paru warunków będzie jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Rzecz jasna będzie też znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum spokojnie mogą zniknąć najróżniejsze segregatory z fakturami, rachunkami i raportami. Co zrozumiałe przejście na archiwizację elektroniczną wiązać się będzie z wdrożeniem jakiegoś systemu i przeprowadzenia zmian w organizacji firmy. Wiążą się z tym jakieś koszty, ale zalety tego typu rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady się zwrócą, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.

Obecnie większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie pełnej archiwizacji dokumentów w cyfrowej postaci.

faktury online

Autor: encuentroedublogs
Źródło: http://www.flickr.com

Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w wersji cyfrowej, razem z wysyłaniem ich do klientów za pomocą poczty elektronicznej, i wysyłanie utworzonych deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu systemu, to nie trzeba będzie ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w segregatorach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeśli kopia takich wydruków zostanie zgrana na dysk lub płytę CD, a przy jakiejś kontroli po prostu da się do tych danych sięgnąć. Wiele programów umożliwia także rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się dużo więcej kontroli nad tym, kto i kiedy wykonywał na nich jakieś operacje.