Teraźniejsza dokumentacja rośnie lawinowo w związku prężnie rozwijających się różnorodnych form działalności współczesnego człowieka oraz ogromnego rozwoju procedury biurowej. Taka sytuacja powoduje zakłócenia w prawidłowym działaniu urzędów i archiwów zakładowych.

dokumentacja

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Sposób postępowanie z dokumentacją, nie może być mimo to dowolny. Powinien podlegać ściśle określonym procedurom i przepisom prawnym. Normy prawne i procedury określają szeroko system organizacji działalności dokumentacji archiwalnej w państwie. Procedury klasyfikowania i typizowania dokumentacji, oraz zasady prawidłowego gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, ochrony i wypożyczania przez archiwa zakładowe, akt.

Zasady cyklicznego oddawania na makulaturę przez archiwa zakładowe dokumentacji zaliczonej do kategorii B. Procedury przekazywania dokumentów kategorii A do archiwów państwowych. Najważniejszą sprawą postępowania z dokumentacją jest jej rozróżnienie na dokumentację archiwalną oznaczoną symbolem klasyfikacyjnym A i na dokumentację niearchiwalną oznaczoną, symbolem B. Podział ten wynika z szacowania wartości dokumentacji dla przyszłych pokoleń. Dokumentacja kategorii B w przeciwieństwie do materiałów archiwalnych, ma jedynie okresową i funkcjonalną wartość dla jej wytwórcy i poddawana jest w związku z tym likwidacji po upływie obowiązujących terminów przetrzymywania.

teczki

Autor: Ian Lamont
Źródło: http://www.flickr.com
Na wszystkich właścicieli zasobów archiwalnych nałożone są pewne obowiązki postępowania z aktami. Do istotniejszych należy niszczenie akt łódź dokumentacji kategorii B (dużo więcej przeczytasz na tej stronie) . Niszczenie akt łódź może przeprowadzać tylko na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, który wydaje decyzję administracyjną ale wyłącznie wtedy gdy dokumenty gromadzone i składowane u danego aktotwórcy są usystematyzowane według określonych norm prawnych. W celu przygotowania dokumentów do przekazania na makulaturę, urząd zleca usługi archiwizacyjne łódź (LRG Łódź – zarządzanie dokumentacją). Likwidacja, jest jedną z istotniejszych prac archiwizacyjnych i nie może odbywać się od czasu do czasu. Oddanie na makulaturę, należy przeprowadzać regularnie, przynajmniej jeden raz w roku kalendarzowego.